Eindeloos vergaderen

‍Een groep mensen met verschillende functies die samenkomt, kan uitlopen in een hanengevecht. Wie heeft de hardste stem? Wie heeft de hoogste functie in de vergaderruimte? Of het andere uiterste: er wordt pas een beslissing genomen als de hele groep ermee instemt. Of dit nu fysiek in een vergaderruimte is of (video)bellend via Teams, we komen massaal bijeen om vervolgens af te sluiten met: “laten we een nieuwe meeting plannen om het gesprek te vervolgen”.

En dit is precies wat een workshop niet is. Vergaderingen zonder duidelijke doelen hebben vaak geen facilitator en kunnen goed werken als je informatie met elkaar wil delen, bijvoorbeeld als je wil bespreken wat de status ergens van is. Als je met je collega’s wil bijpraten over de stand van zaken of als je informatie met elkaar wil delen, is een meeting een goede werkvorm, maar een workshop een overkill.  

Genoeg gepraat, aan de slag!

Stap voor stap snel tot oplossingen komen waar de hele groep achterstaat, dat is het doel van een succesvolle workshop. Een workshop wordt ook wel een gefaciliteerde sessie genoemd, die bestaat uit verschillende oefeningen en werkvormen. Deze worden onder leiding van een ‘facilitator’ door de deelnemende groep uitgevoerd. De facilitator maakt vaak het programma, waarbij de oefeningen uitgekozen worden op basis van de (soort) groep en de doelen van de workshop. Ze kunnen daardoor erg uiteenlopen: van een post-it sessie tot een interactieve buitenoefening, het is maar net welke (groeps)activiteit passend is. De oefeningen sluiten logisch op elkaar aan en hebben een duidelijk, uitvoerbaar en realistisch doel. Met een strak tijdschema en duidelijke verwachtingen krijgen alle deelnemers de tijd en ruimte om ideeën te opperen en op elkaar te reageren. Ruimte voor discussie is aanwezig, maar beperkt. Hierdoor voelt iedereen zich gehoord, kan je voldoende input verzamelen maar wordt de sessie wel afgebakend. Het kan dus erg gunstig zijn om een workshop in te zetten, om op gestructureerde wijze tot nieuwe ontdekkingen te komen.

Je kunt workshops voor verschillende doeleinden gebruiken, zoals keuzes maken als groep of actief problemen oplossen. In deze gevallen is het altijd beter om een gefaciliteerde sessie te houden, dan een vergadering. Op deze manier worden de doelen namelijk sneller en efficiënter behaald.

Dus: wanneer wel?

‍Wanneer je specifieke doelen wil behalen of actief problemen op wil lossen, is het goed om een workshop in te zetten. Door middel van een workshop kan je het team op gestructureerde, efficiënte wijze de doelen laten behalen.

‍Ook zo’n zin om effectief aan de slag te gaan? Onze facilitators kunnen je vast helpen!‍